Mỗi năm vào mùa nộp Báo cáo tài chính (BCTC), rất nhiều kế toán và doanh nghiệp gặp lỗi khi nộp hồ sơ trên cổng thuế điện tử. Những lỗi này thường liên quan đến chữ ký số, phần mềm ký điện tử hoặc định dạng tờ khai.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách khắc phục các lỗi phổ biến khi nộp BCTC 2025 để giúp doanh nghiệp nộp hồ sơ nhanh chóng và tránh bị từ chối.

1. Kiểm Tra Driver Chữ Ký Số Trước Khi Nộp BCTC

Trước khi thực hiện ký điện tử, bước quan trọng nhất là kiểm tra driver chữ ký số (CKS) đã được cài đặt chính xác trên máy tính.

Cách kiểm tra chữ ký số

1. Cắm USB Token chữ ký số vào máy tính

2. Kiểm tra xem máy có hiển thị Token Manager hay không

Nếu máy tính hiển thị phần mềm Token Manager, điều đó có nghĩa là driver chữ ký số đã được cài đặt đúng.

Một số lưu ý quan trọng

• Chữ ký số phải còn thời hạn sử dụng

• Không nên cắm token qua USB Hub

• Nếu máy không nhận token:

  • Cài lại driver chữ ký số(thường có sẵn trong USB token của các nhà cung cấp). Nếu không cài đặt được vui lòng liên hệ cung cấp chứng thư số để được hỗ trợ

  • Đổi sang cổng USB khác

  • Khởi động lại máy tính (nếu cần)

Việc kiểm tra này giúp tránh lỗi không nhận chữ ký số khi ký tờ khai thuế.

2. Tải Và Cài Đặt Phần Mềm Hỗ Trợ Ký Điện Tử Mới Nhất

Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến doanh nghiệp không nộp được báo cáo tài chính 2025 là do sử dụng phiên bản phần mềm cũ.

Để đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, cần cài đặt các phần mềm sau:

Các phần mềm cần thiết phải là phiên bản mới nhất

• CTS-Signing Hub – phần mềm ký điện tử

• iTaxViewer – phần mềm đọc tờ khai XML

• eSigner – hỗ trợ ký tờ khai

• HTKK– phần mềm hỗ trợ kê khai xuất file XML

Link tải chính thức

Chị có thể tải các phần mềm mới nhất tại đây:

https://dichvucong.gdt.gov.vn/tthc/homelogin/trogiup/views

Hướng dẫn cài đặt

1. Tải file cài đặt từ website

2. Chạy file setup

3. Cài đặt lần lượt các phần mềm (Lưu ý: khi trong máy tính có phiên bản cũ, vui lòng gõ bỏ hết các phần mềm cũ, khởi động lại máy tính nếu cần)

4. Khởi động lại máy tính hoặc trình duyệt

5. Đăng nhập lại cổng dịch vụ công thuế điện tử

Việc sử dụng phiên bản mới nhất giúp tránh lỗi ký tờ khai hoặc lỗi plugin.

3. Tờ Khai Đã Ký Bị Lỗi Không Được Sử Dụng Lại

Một lỗi rất nhiều kế toán mắc phải là dùng lại file tờ khai đã ký bị lỗi.

Nếu tờ khai đã ký điện tử nhưng nộp không thành công, thì:

❌ Không được nộp lại file đó.

Bắt buộc phải thực hiện lại các bước sau:

1. Mở phần mềm HTKK

2. Kết xuất lại file XML mới

3. Ký điện tử lại từ đầu

4. Nộp lại trên cổng dịch vụ công thuế

Nguyên nhân là do file XML sau khi ký lỗi thường bị sai cấu trúc chữ ký số, khiến hệ thống thuế không chấp nhận.

4. Định Dạng File Thuyết Minh Báo Cáo Tài Chính

Khi nộp Thuyết minh báo cáo tài chính, hệ thống thuế chỉ chấp nhận một số định dạng file nhất định.

Các định dạng được hỗ trợ

• Excel (.xls)

• Word (.doc)

• PDF (.pdf)

Khuyến nghị

Để tránh lỗi khi upload file:

• Nên sử dụng PDF

• Kiểm tra dung lượng file < 5 Mb

• Không nên đặt tên file có ký tự đặc biệt

Việc chọn đúng định dạng giúp quá trình nộp báo cáo tài chính trên cổng thuế diễn ra thuận lợi hơn.

5. Một Số Lỗi Thường Gặp Khi Nộp Báo Cáo Tài Chính

Ngoài các vấn đề trên, doanh nghiệp cũng có thể gặp một số lỗi phổ biến như:

Lỗi không ký được tờ khai

Nguyên nhân:

• Chưa cài CTS-Signing Hub

• Trình duyệt chặn plugin

• Token chưa nhận

Lỗi không đọc được file XML

Nguyên nhân:

• Chưa cài iTaxViewer

• Phiên bản phần mềm quá cũ

Lỗi upload file thuyết minh

Nguyên nhân:

• Sai định dạng

• File quá dung lượng

Kết Luận

Để hạn chế lỗi khi nộp báo cáo tài chính 2025, chị nên thực hiện các bước sau:

• Kiểm tra driver chữ ký số

• Cài CTS-Signing Hub, iTaxViewer, eSigner, HTKK phiên bản mới

• Không dùng lại tờ khai đã ký lỗi

• Đảm bảo định dạng file thuyết minh đúng quy định

Thực hiện đúng các bước trên sẽ giúp quá trình nộp báo cáo tài chính trên cổng thuế điện tử diễn ra nhanh chóng và tránh lỗi không cần thiết.